SEPA in der Personalabteilung
Es wird brisant….wer mit der Umstellung auf SEPA (Single Euro Payment Area) bis zum 1. Februar 2014 nicht fertig wird, den kann die Zahlungsunfähigkeit bestrafen. Auf einen Aufschub oder eine Abkehr davon – wie bei so manchen anderen Themen in der Vergangenheit – braucht niemand zu hoffen. Dies wäre fahrlässig und könnte Ihre Unternehmensexistenz gefährden!
Für Personalverantwortliche bedeutet eine nicht rechtzeitige Umstellung konkret, dass sie unter anderem ein Problem mit Ihren Mitarbeitern bekommen. Dann nämlich, wenn das Gehalt nicht überwiesen wird, weil Banken keine herkömmlichen V3-Datenträger mehr annehmen.
Sie erhalten hier wertvolle Tipps, wie und warum das SEPA-Projekt spätestens jetzt angegangen werden muss.
Wichtigster Tipp: Anfangen!
Ganz allgemein bedingt der Zahlungsverkehr mit SEPA:
- Neue Zahlungsformate (XML-Dateiformat)
- Die Konvertierung der bekannten Bankkontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC (bisher bekannt als SWIFT-Code bei Auslandszahlungen)
- Eine Mandatsverwaltung für SEPA-Lastschrifteinzüge Eine Mitteilung an den Kunden vor einem Lastschrifteinzug über Betrag und Zeitpunkt sowie Mandatsreferenzdaten (Pre-Notification)
- neue Ausführungsfristen (erstmalige Lastschriften sind fünf Bankarbeitstage vor Ausführung bei der ausführenden Bank vorzulegen
Die Experten sind sich mittlerweile einig: Von der Komplexität und vom Aufwand her ist SEPA für Unternehmen größer einzustufen als damals die EURO-Umstellung! Und zwar unabhängig davon, wie oder mit Hilfe welcher Software Sie bisher Ihren Zahlungsverkehr im Personalbereich abgewickelt haben. Selbst bei noch so umfangreichen automatischen Updates Ihrer eingesetzten Software bleibt ein erheblicher - nicht zu unterschätzender - Arbeitsaufwand bei Ihnen selbst hängen.
Deshalb müssen Sie umgehend damit anfangen sich dem Thema zu stellen und es anzugehen.
Tipp: Drei Projektphasen (Vorbereiten – Umstellen – Testen)
Vorbereiten:
o Bereinigung der vorliegenden Banktabelle
o Auflistung aller Zahlungsströme aus und in die Personalabteilung
o Auflistung aller betroffenen Daten bzw. Datenfelder (z. Bsp. Bankdaten Mitarbeiter)
Umstellen:
o Umstellung der Bankkontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC bei gleichzeitiger Bereinigung der Daten (stimmen die Bankverbindungen noch, z. Bsp. bei Rentnern, Änderung der Bankleitzahl bei Bankenzusammenschlüssen, etc.)
o Überweisungen mittels IBAN und SWIFT/BIC SEPA-fähig machen
o Hausbank/en IBAN-fähig machen
o Umstellung auf den neuen Zahlungsweg
Testen:
o Mehrfach Testüberweisungsdaten an die Bank leiten (vorherige Absprache mit der Bank nicht vergessen!) und ggf. Korrekturen durchführen
o Möglichst bereits vor dem 1. Februar 2014 komplett auf SEPA umstellen, so dass – trotz umfangreicher Tests – bei unerwarteten Problemen noch vor der Deadline eingegriffen werden kann
Tipp: Unbedingt auch zu beachten!
Bankdaten-Schnittstellen zu anderen Systemen (z. Bsp. Pensionskassensoftware) prüfen und ggf. ändern
Bei Verwendung eines Employee Self Service Szenarios die Eingabefelder zu Bankkontonummer und Bankleitzahl ab einem bestimmten Zeitpunkt auf IBAN ändern
Formulare ändern (z. Bsp. Eintrittsformular)
Ich helfe Ihnen gerne bei diesem wichtigen und zeitkritischen Thema! Sei es mit einem Workshop bei Ihnen oder auch mit der Projektbegleitung von der Vorbereitung bis zur erfolgreichen Umstellung auf SEPA.
Lassen Sie uns darüber reden und rufen Sie mich noch heute an!