Die Reisekostenreform - Das neue steuerliche Reisekostenrecht ab dem 01.01.2014
Seit langem geplant, tritt nun tatsächlich ab dem 01.01.2014 das neue steuerliche Reisekostenrecht in Kraft.
Kernpunkte sind der neue Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“, Änderungen bei der steuerfreien Erstattung von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten sowie Neuerungen bei der doppelten Haus-haltsführung.
Um das neue steuerliche Reisekostenrecht pünktlich und reibungslos zum 01.01.2014 in Ihrem Unternehmen sicher-zustellen, sollten Sie sich darauf rechtzeitig vorbereiten und so früh wie möglich damit starten. Die Änderungen und Neuerungen sind alles andere als trivial!
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Änderungen und Neuerungen sowie Tipps zu Handlungsnot-wendigkeiten in Ihrem Unternehmen.
Die wichtigsten Änderungen ab dem 01.01.2014 im Überblick:
Durch das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekos-tenrechts vom 20.02.2013 (Bundesgesetzblatt I Seite 285, Bundessteuerblatt I Seite 188) wird das steuerliche Reise-kostenrecht mit Wirkung ab 2014 in wesentlichen Bereichen vereinheitlicht sowie vereinfacht.
- Erste Tätigkeitsstätte, auswärtige Tätigkeit
Unter anderem wird der bisherige Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ gesetzlich definiert und durch den neuen Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt.
- Verpflegungsmehraufwendungen
Vereinfachung durch teilweisen Verzicht auf die Mindestabwesenheitszeiten sowie die Einführung einer zweistufigen Staffelung bei den Verpflegungspauschalen.
- Eintägige Auswärtstätigkeiten
Pauschbetrag von 12 EUR bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden.
- Mehrtägige Auswärtstätigkeiten
Pauschbetrag von jeweils 12 EUR am An- und Abreisetag ohne Prüfung einer Mindestabwesenheit. Pauschbetrag von 24 EUR für „Zwischentage“ (Abwesenheit 24 Stunden).
- Steuerliche Erfassung der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten während einer auswärtigen Tätigkeit
Übliche Mahlzeiten werden zukünftig mit dem Sachbezugswert bewertet.
- Unterkunftskosten
Beruflich veranlasste Unterkunftskosten für die Zweitwohnung können zukünftig als Werbungskosten angesetzt oder steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden.
„Also wissen Sie, dafür haben wir ja noch so viel Zeit. Jetzt sind erst mal andere Dinge wichtiger.“
Leider so nicht ganz richtig! Es ist wesentlich mehr Umsetzungsaufwand zu betreiben als auf den ersten Blick zu se-hen und bisher gedacht. Betrachtet man die Reform genauer, kann man feststellen, dass noch ganz andere Unter-nehmensbereiche – nicht „nur“ die Personalabteilung – eine wichtige und nicht zu unterschätzende Rolle spielen werden. Dabei wird, je nach Unternehmensorganisation der Personalabteilung die „Schlüsselrolle“ zukommen.
Nur ein Beispiel: Es gilt erstmals umfassend und später laufend die Festlegung und Überwachung der gesetzlichen Forderung nach eindeutiger Definition der „ersten Tätigkeitsstätte“ für die Arbeitnehmer durchzuführen. D.h., die Personalabteilung sollte sich zügig mit den Personalakten jedes Mitarbeiters befassen, um nach intensiver Prüfung schließlich festzulegen und zu dokumentieren, welcher Ort denn nun nach § 9 Abs. 4 EStG tatsächlich die erste Tätig-keitsstätte darstellt oder ob vielleicht auch gar keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Die Komplexität wird sichtbar, wenn Sie nur an folgende Fragen denken: Welche Standorte und welche Tätigkeiten gibt es in unserem Unterneh-men? Was ist z. Bsp. mit Fahrern, Monteuren, Außendienstlern, Vielreisenden, Standortübergreifend Verantwortli-chen Tele- oder Home-Office-Angestellten? Wo befindet sich eigentlich die erste Tätigkeitsstätte der Unternehmensleitung?
Und noch etwas:
Müssten Sie nicht eigentlich jetzt auch Ihre betriebliche Dienst- oder Reisekostenordnung mal wieder überarbeiten und anpassen?
Muss eine Betriebsvereinbarung angepasst oder getroffen werden?
Müssen Arbeitsverträge angepasst werden?
Reisekostenprozess optimieren:
Die Reisekostenabrechnung steht am Ende einer langen Prozesskette.
Warum nicht die Gelegenheit „Reisekostenreform“ beim Schopf packen und den gesamten Prozess – vom Reisean-trag bis zur Auszahlung der Reisekosten – analysieren?
Decken Sie Schwachstellen auf, optimieren Sie den gesamten Prozess und senken Sie damit maßgeblich sowohl di-rekte als auch indirekte Geschäftsreisekosten.
Ich unterstütze Sie gerne bei der zeitkritischen Umsetzung der Reisekostenreform und der Optimierung Ihres Reise-kostenprozesses! Sei es mit einem Workshop bei Ihnen oder auch mit der Projektbegleitung von der Vorbereitung bis zur erfolgreichen Umsetzung der einzelnen Maßnahmen.
Lassen Sie uns darüber reden und rufen Sie mich noch heute an!
„Der Pessimist beklagt sich über den Wind. Der Optimist hofft, dass er dreht. Der Realist stellt die Segel neu.“
(Sprichwort)