Personalcontrolling – effektiv und effizient gestalten und nutzen
Um sachgerechte und nachvollziehbare Entscheidungen fällen zu können, müssen komplexe Sachverhalte regelmäßig verdichtet, zusammengefasst und visuell aufbereitet werden.
Nachdem kaum eine unternehmerische Entscheidung von Personalthemen unberührt ist, kommt Informationen aus dem Personalbereich eine besondere Bedeutung zu. Das Personalcontrolling hat die Aufgabe, entscheidungsrelevante Informationen aus den Personalsystemen zu extrahieren und so aufzubereiten, dass es die Entscheidungsträger bei der Erfüllung ihrer strategischen Aufgaben unterstützt.
Denn Personalcontrolling ist wie Kompasslesen beim Wettsegeln: Kursabweichungen müssen möglichst schnell erkannt und der Kurs wieder optimal eingestellt werden – sonst hat man im Wettbewerb keine ausreichenden Chancen mehr auf den ersten Platz.
In der Regel gibt es in den allermeisten Unternehmen bereits eine Vielzahl an Personalberichten, Auswertungen und Statistiken. Diese sind oftmals über die Jahre hinweg, aus einem bestimmten Grund und für bestimmte Empfänger, entstanden und wurden dann einfach beibehalten – teils aus Gewohnheit, teils aus dem Bedarf heraus. Dieses Vorgehen ist nicht per se falsch. Um aber ein effektives und effizientes Personalcontrolling im Unternehmen zu etablieren und somit der Unternehmensleitung und den Führungskräften eine überzeugende Entscheidungsgrundlage liefern zu können, müssen Sie spätestens jetzt Ihre Personalkennzahlen auf den Prüfstand stellen.
Was aber zeichnet ein effektives und effizientes Personalcontrolling aus?
Das Personalcontrolling hat nicht einzelne Mitarbeiter im Fokus, sondern Mitarbeitergruppen bzw. alle Mitarbeiter im Unternehmen. Es übernimmt mehr steuernde als kontrollierende Aufgaben. Hier werden Mitarbeiterzahlen ermittelt, Kosten strukturiert, Kennzahlen erhoben, Risiken minimiert und verschiedenste Bedarfe ermittelt. Aufwand und Nutzen sind im ersten Schritt nicht augenscheinlich. Aber nicht nur für langfristige Planungen ist das Personalcontrolling ein wichtiges Element, welches häufig unterschätzt wird. Es geht nicht nur darum, Zahlen, Daten und Fakten aus der Vergangenheit zusammenzustellen, sondern auch Aussagen über künftige Zustände zu treffen. Somit hilft das Personalcontrolling bei den bestehenden Daten (z. Bsp. Kosten pro Mitarbeiter, Fluktuationsquote, etc.), bei zukünftigen Daten (z. Bsp. Ende der Ausbildung, Rückkehrer/innen aus Elternzeit, Renteneintritt, etc.) und auch bei prognostischen Informationen (z. Bsp. Austritte aufgrund der Fluktuation der letzten Jahre, etc.).
Das Personalcontrolling unterstützt Sie, Veränderungen im Personalbereich frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Interventionen zu entwickeln:
Wie führt man ein effektives und effizientes Personalcontrolling im Unternehmen ein?
Um von den für operative Personalaufgaben verwendeten Datenbeständen zu einem effektiven und effizienten Personalcontrolling zu kommen, ist ein mehrstufiges Verfahren erforderlich. Es unterscheidet sich stark nach Art und Größe des Unternehmens und der erforderlichen Ausprägung des Personalcontrollings, folgt aber im Prinzip immer dem gleichen Schema:
Für die Einführung eines Personalcontrollings – im ersten Schritt bezogen auf den Bestand und die Struktur der Mitarbeiter sowie den Personalkosten – sollte mit einem Zeitbedarf zwischen 3 und 9 Monaten (je nach gewünschter Breite und Tiefe) gerechnet werden.
Für eine erste grobe Einschätzung Ihrer Ausgangssituation sowie der Notwendigkeit eines effektiven und effizienten Personalcontrollings, beantworten Sie sich folgende Fragen:
- Welchen Zweck verfolgen die Kennzahlen, Analysen, Berichte? (Aufgaben & Absichten)
- Was will der Empfänger damit tun? (Adressatenkreis, Aussagerichtung, Interpretation)
- Welche Kennzahlen, Analysen etc. brauchen ich und der Empfänger? (Bestimmungsgrößen)
- Wie werden die Kennzahlen (oder andere Daten) berechnet? (Berechnungswege)
- Woher kommen die Daten und Informationen? (Datenherkunft und Datenausprägung)
- Wann werden die Angaben benötigt? (Zeitrahmen)
- Womit werden die Daten und Kennzahlen, etc. verglichen? (Vergleichbarkeit)
- Welche Bedeutung haben die berechneten bzw. zu berechnenden Daten? (Auswirkungen)
- Dürfen die Daten ausgewertet werden? (Rechtliche Prüfung & Datenschutz)
Ich helfe Ihnen gerne bei diesem wichtigen Thema!
Sei es mit einem Workshop bei Ihnen oder auch mit der Projektbegleitung von der Vorbereitung bis zur erfolgreichen Einführung eines effektiven und effizienten Personalcontrollings.
Lassen Sie uns darüber reden und rufen Sie mich noch heute an!
„Nicht der Wind, sondern die Segel bestimmen den Kurs“